Kiedy planujesz sobie realizacje jakiegoś zadania, zawsze po jakimś czasie przychodzi pora na sprawdzenie, czy osiągnięte wyniki są porównywalne z zakładanymi. Musisz wtedy zrobić audyt podjętych działań, ocenić je, wskazać mocne i słabe strony tego, co udało Ci się osiągnąć. To podstawa do dalszej pracy nad kontynuacją projektu.
Początkowe założenia
Jednym z najważniejszych powodów, dla których powinno się tworzyć tekstowe wersje swoich planów i przechowywać je w archiwum, jest właśnie możliwość przywołania ich po jakimś czasie i zrobienia dokładnej analizy tego co udało się osiągnąć, oraz tego z czym ewentualnie Twoja firma nie była w stanie sobie poradzić. Oczywiście sam plan powinien powstać po to, żeby nie zgubić jakichś ważnych elementów w trakcie realizacji i przestrzegać założonej kolejności wykonywanych czynności, jednak chodzi o to by w trakcie pracy, kiedy plan nie jest potrzebny, nie likwidować go, a zostawić w celu późniejszego audytu wewnętrznego.
Odwołanie się do początkowych założeń ma sens również dlatego, że uświadomi Ci jak długa drogę przebyłeś, ile nauczyłeś się w międzyczasie i jak bardzo różni się dziś Twoje podejście do planowania biznesu. Nawet jeżeli zrobisz pierwszy audyt po roku, to efekty i różnice powinny być już wyrażanie widoczne.
Cele audytu
Chociaż podstawowym celem audytu jest sprawdzenie stanu realizacji pierwotnych zamierzeń – w tym przypadku wejścia z towarem na rynek zagraniczny, to jednak nie jest to jedyny, ani nawet najważniejszy powód, dla którego warto go przeprowadzić. Podobnie jak w przypadku samego początku projektu, kiedy trzeba było ocenić potencjał eksportowy firmy, oraz jej szanse na wprowadzenie towarów na zagraniczne rynki, tak i teraz, po upływie pewnego czasu, podstawą działań powinno być patrzenie w przyszłość. Rezultatem ma więc być wyciągnięcie wniosków i zaplanowanie nowej strategii eksportowej, dostosowanej do aktualnej sytuacji, w której zarówno firma, jak i Ty sam, jako jej właściciel, jesteście bogatsi o nowe doświadczenia i praktyczną wiedzę, związaną z eksportem towarów. Badania nad dotychczasową działalnością eksportową mają więc prowadzić do oceny perspektywy dalszego rozwoju firmy poprzez eksport, w kolejnych latach.
Dział eksportu
Warto zacząć od oceny zasobów ludzkich. Jako właściciel firmy najlepiej jesteś w stanie stwierdzić, którzy z pracowników zajmujących się eksportem spełnili pokładane w nich zadania, a którzy nie spisali się najlepiej. Choć takie decyzje podejmuje się trudno, ale jest to również dobry moment na to, by zastanowić się, czy nie powinno się niektórych z nich zastąpić nowymi ludźmi.
Oprócz zasobów ludzkich, warto też sprawdzić jak wygląda obsługa eksportu od strony infrastruktury, parku maszyn, komputerów, itp. W tym temacie warto się porozumieć z pracownikami, którzy wykorzystują ten sprzęt, posłuchać ich propozycji. Następnie musisz już tylko rozważyć te uwagi, wyciągnąć wnioski i podjąć odpowiednie decyzje. Pamiętaj jednak, że zwiększenie wydajności działu eksportu ma sens jedynie wówczas, kiedy sygnały wskazują na to, że może się zwiększyć liczba składanych z zagranicy zamówień. Oczywiście musisz również mieć pewność, że Twój zakład jest w stanie obsłużyć większą liczbę zamówień. Jeśli nie, być może powinieneś najpierw zainwestować w rozwój innych działów.
Normy i wymagania
W trakcie pracy nad rozwojem działalności eksportowej, zetknąłeś się prawdopodobnie z sugestiami dotyczącymi wszelkiego rodzaju normy czy certyfikatów dla Twoich towarów. Jeżeli nie reagowałeś na te sugestie na bieżąco, to być może teraz przyszedł czas na to by przyjrzeć się temu, które z Twoich dla produktów będących przedmiotem eksportu mogłyby sprzedawać się lepiej, gdyby były spełnione wszystkie wymagania dotyczące wspomnianych norm. Jeżeli warto starać się o certyfikaty, to nie ma sensu zwlekać, trzeba zgłosić się do odpowiednich instytucji certyfikujących i rozpocząć całą związaną z tym procedurę.
Warto również samodzielnie poszukiwać informacji na temat ewentualnych nowych rozwiązań w branży. Audyt jest dobrym momentem na taką chwilę na aktualizację informacji, zwłaszcza jeżeli nie masz na co dzień możliwości stałego śledzenia branżowych aktualności, ponieważ praca nad bieżącymi projektami pochlania Cię bez reszty. Skoro już robisz sobie przerwę na podsumowanie osiągnięć, wykorzystaj ją również w tym celu, Może się okazać, że w życie weszły jakieś nowe rozporządzenia, normy czy też możliwości uzyskania dla Twojego produktu ciekawych i wartych uwagi certyfikatów. Pamiętaj, że są one później ważnym atutem dla dalszych dziań eksportowych.
Rodzaj produktów
Oceniając poczynania eksportowe Twojej firmy, powinieneś spojrzeć również krytycznym okiem na sam produkt. Ważne jest to, żeby zbierać wszelkiego rodzaju opinie, jakie napływają do Twojej firmy i dotyczą bezpośrednio samego produktu. Powinny one mieć znaczenie, jeżeli pewne uwagi powracają. Pojedyncze komentarze są wprawdzie warte uwagi, ale nie powinno się ich uważać za wiążące, mogą się bowiem wiązać jedynie z czyimś odmiennym smakiem. Jednak powtarzające się uwagi, to problem, na który powinieneś zwracać uwagę przez cały czas. Audyt ma tu być tylko okazją do sprawdzenia jak sprawuje się system.
Jeśli więc rodzaj wytwarzanych przez Twoją firmę produktów spotyka się z komentarzami zza granicy, to warto zastanowić się nad dostosowaniem go do potrzeb odbiorców.
Finanse
To jedno słowo powinno powiedzieć najwięcej o całym przedsięwzięciu. Musisz po prostu wiedzieć czy eksport Ci się opłaca. Jeżeli tak, to jak bardzo, jeżeli nie, to ile do tego interesu dokładasz.
Wbrew pozorom nie jest wcale powiedziane że bardzo dochodowy interes będzie w stanie utrzymać się na rynku, nawet jeżeli Twój produkt stał się przeboje, to wkrótce zapewne coś go zastąpi. Faktem jednak jest, że dochód czerpany z eksportu cieszy podwójnie. Nabyłeś nowe doświadczenia i okazało się, że jednak można na tym zarobić.
Jeśli okazuje się, że póki co wciąż jeszcze eksport nie zarabia dla Ciebie pieniędzy, to nie oznacza jeszcze, że sytuacja jest tragiczna. Wiele firm inwestuje w rozwój eksportu przez dłuższy czas. Oczywiście musisz podejść do danych finansowych skrajnie realistycznie i nie wyciągać pochopnych wniosków.
Bilans zysków i strat w eksporcie to najważniejsza część całej przyszłej strategii eksportowej firmy. Decyzja o zwiększeniu ewentualnych nakładów na ożywienie eksportu to zazwyczaj opłacalny krok, ale musisz być ostrożny, ponieważ nawet spokojnie działająca firma potrafi nagle stać się czyjąś solą w oku, a stąd już tylko krok do konieczności opuszczenia danego kraju.
Analiza problemów
Oczywiście w trakcie audytu pojawią się sprawy, które w kontrolowanym okresie przysporzyły Twojej firmie problemów i sprawiły, że nie wszystko szło zgodnie z pierwotnymi założeniami. Jednak na etapie audytu powinieneś zastanowić się nie tylko jak w przyszłości nie dopuścić do powstania takich problemów, ale również jak przewidywać możliwość zaistnienia podobnych przypadków w innych miejscach. Chodzi o to, żeby nabyte doświadczenie nie ograniczało się jedynie do wąskiego zagadnienia, którego ów problem dotyczył, ale żeby pozwoliło Ci na wyciągnięcie szerszych wniosków.
Być może uda Ci się dzięki temu zlokalizować jakieś słabe punkty w samym sposobie planowania strategii eksportowej. Może się okazać, że w grę wchodzi niewłaściwy dobór pracowników, współpracowników lub kontrahentów. Jednak bez względu na efekt przeprowadzonego audytu, warto żebyś pamiętał, że cała kontrole jest głównie po to, żebyś przy następnej okazji mógł być dumny z tego, że udało Ci się pewne problematyczne kwestie rozwiązać i ustrzec firmę przed kolejnymi błędami. To, że w międzyczasie zapewne pojawią się inne, oznacza jedynie, że przy kolejnym audycie również będziesz miał nad czym pracować.
Dalszy rozwój eksportu
Podstawowe wnioski dotyczące tego, co udało się osiągnąć w eksporcie do tej pory, powinny posłużyć za bazę informacji na temat możliwości i potencjału firmy w rozwoju eksportu w kolejnych latach. Najlepiej byłoby sporządzić kolejny plan, spisać jego założenia i po jakimś czasie sprawdzić w jakim stopniu udało się wszystko to zrealizować. Pod tym względem podsumowanie pewnego etapu staje się przy okazji nowym początkiem następnego.
Podsumowując pracę nad wejściem na rynki innych krajów, warto również zacząć myśleć nad tym , w jakim kierunku powinno się zacząć dalszą ekspansję. Oczywiście jest to uzależnione w dużej mierze od tego czy twój projekt odniósł sukces. Jednak jeśli tak jest, to na pewno warto poszukać nowych rynków zbytu dla Twoich towarów i zaplanować strategie ich podboju. Wszak jesteś już teraz o wiele bardziej doświadczonym eksporterem.
Podsumowując informacje, które uzyskasz podczas audytu, musisz zwrócić uwagę również na to, czy podczas całego okresu, jaki podlega twoim badaniom, nastąpił jakiś znaczący rozwój w firmie. Nie chodzi tu jedynie o samą sprzedaż, ale również o to czy Ty i Twoi pracownicy czujecie się teraz pewniej w roli eksporterów? Czy doświadczenia, których nabyliście, na coś się firmie przydały? Czy warto było inwestować w to swój czas i pieniądze?
Mam nadzieję, że na większość z tych pytań będziesz mógł odpowiedzieć twierdząco, a wyniki audytu okażą się satysfakcjonujące. W przeciwnym razie musisz koniecznie znaleźć, zdiagnozować i naprawić problematyczne elementy w strukturze Twojej firmy, sposobie jej działania, czy też w końcu w samym towarze.
BIBLIOGRAFIA:
- Nalepka A., Organizacje komercyjne i niekomercyjne wobec wzmożonej konkurencji oraz wzrastających wymagań konsumenta, Wydawnictwo WSB NLU, Nowy Sącz 2010.
- Opolski K., Waśniewski K.A., Wereda M., Audyt strategiczny jako szansa na poprawę pozycji rynkowej firmy, Wydawnictwo CeDeWu, Warszawa 2009.