Jak przedsiębiorca wysyłający swoje towary z Polski poza granice kraju, musisz prowadzić dokładna dokumentację, która jest śladem, pozostającym po wszelkiego rodzaju transakcjach handlowych, które Twoja firma zawiera.
W zależności od tego czy będzie to eksport czy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, wymagania dotyczące gromadzonej dokumentacji i jej obiegu, będą nieco inne. Zajmiemy się zatem:
- Przygotowaniem prawnym firmy do handlu zagranicznego.
- Dokumentami wymaganymi przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
- Dokumentami w eksporcie.
Przygotowanie do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
Jeżeli sprzedajesz w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, to obowiązują Cię przepisy art. 13 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., które definiują jakiego rodzaju działalność wchodzi w skład tej wymiany i na jakich zasadach ma się ona odbywać. Podstawowa zasada dotyczy rzecz jasna terytorium – obie strony transakcji muszą prowadzić działalność na obszarze UE i posiadać w związku z tym unijny numer identyfikacji podatkowej (VAT-UE). Przed pierwszą transakcją międzynarodową Twojej firmy musisz złożyć osobne zgłoszenie VAT-R/UE. Można to zrobić od razu przy rejestrowaniu działalności gospodarczej, przy okazji wypełniania standardowego dokumentu VAT-R.
Dzięki posiadaniu tego numeru możliwe jest stosowanie zerowej stawki VAT na towary dostarczane do krajów unijnych. Jeżeli więc jesteś polskim producentem, to zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem masz prawo do sprzedaży towarów z zastosowaniem 0% stawki podatku.
Cała działalność eksportowa wymaga jednak szczegółowego zaplanowania obiegu dokumentów, ponieważ tylko w sytuacji gdy wszystko zgadza się w przedłożonej przez Ciebie dokumentacji, możesz korzystać z tej ulgi.
Dokumenty w handlu wewnątrz UE
W ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jako przedsiębiorca, musisz zgromadzić następujące dokumenty, udowadniające zawarcie i dopełnienie warunków transakcji:
- W przypadku gdy dostawa towaru odbywała się za pośrednictwem zewnętrznego przewoźnika (to znaczy wówczas, gdy nie wysyłałeś go własnym transportem, ani Twój odbiorca nie przysłał po niego swojego samochodu), musisz otrzymać od niego dokumenty poświadczające dostarczenie towaru do odbiorcy,
- W przypadku gdy towar został wysłany Twoim transportem, również musisz mieć potwierdzenie, ale odbiera je po prostu Twój kierowca,
- W przypadku gdy odbiorca przysłał swój transport, musisz wcześniej otrzymać od niego dane, pozwalające na identyfikację pojazdu i kierowcy, w tym przypadku to kierowca kwituje w imieniu odbiorcy odbiór towaru. Nawet w takim przypadku na twoich kopiach dokumentów musi się znajdować informacja dotycząca adresu przeznaczenia towaru.
- Każdorazowa sprzedaż wiąże się z koniecznością zachowania kopii faktury i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku.
Oprócz tych dokumentów, możesz potrzebować również:
- Kopii korespondencji handlowej, w której ustalasz warunki handlowe.
- Dowód ubezpieczenia wysłanej partii towaru.
- Potwierdzenie dokonania zapłaty.
Specjaliści radzą jednak gromadzić wszelką dokumentację, związaną z daną dostawą zagraniczną.
Inne ważne dokumenty
Oprócz wspomnianych powyżej dokumentów, istnieją również taki, które na sam handel nie mają wpływu, ale są wymagane przez ustawodawce, między innymi do celów prowadzonych badań statystycznych. Doskonałym przykładem jest tu deklaracja INTRASTAT.
Deklaracja INTRASTAT jest dokumentem funkcjonującym na rynku UE w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Wprawdzie służy ona jedynie do celów statystycznych, ale jest obowiązkową deklaracją dla firm, które przekroczyły w wymianie handlowej między krajami UE próg podstawowy. Próg ten jest każdego roku określany na podstawie odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Musisz więc być w tej sprawie na bieżąco, ponieważ nie wypełnienie tej deklaracji może skutkować poważnymi problemami natury prawnej. Na szczęście Ministerstwo Finansów, w swoim nowym systemie internetowym, zatytułowanym po prostu „Finanse”, podaje najbardziej aktualne dane dotyczące konieczności wypełniania tej deklaracji. Znajdziesz tam również szczegółowe instrukcje dotyczące tego w jaki sposób wypełnić. Dział dotyczący systemu deklaracji INTRASTAT znajdziesz tu: http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/intrastat/o-systemie.
Niezbędne w eksporcie
Głownem dokumentem eksportowym jest zestaw kart znanych jako dokument SAD. Do czasu wejścia Polski do Unii Europejskiej dokument SAD (z angielskiego Single Administrative Document – Jednolity Dokument Administracyjny) musiał być wypełniany przy każdej sprzedaży zagranicznej. Jednak od momentu gdy my również jesteśmy państwem członkowskim UE, w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie musimy już wypełniać dokumentu SAD. Pozostaje on jednak aktualny przy eksporcie do państw trzecich, nie należących do UE. SAD to dokument celny, na podstawie którego wyliczane są opłaty celne. Stosuje się go wobec wszystkich towarów eksportowanych, bez względu na kraj pochodzenia.
Dokument SAD to zestaw formularzy (9 kart), które trzeba wypełnić w celu dopełnienia formalności wywozowych, tranzytowych o odbiorczych w kraju przeznaczenia. W niektórych przypadkach istnieje możliwość wypełniania tylko niektórych części dokumentu SAD, dotyczy to np. sytuacji w której Twój towar będzie transportowany z Polski bezpośrednio do kraju odbiorcy, bez tranzytu. Generalnie każda karta odpowiada za inne działanie, dlatego trzeba je wypełniać z dużą ostrożnością.
Wielu przedsiębiorców skarży się, że wypełnianie SAD sprawia im sporo problemów. Rzeczywiście, często zdarza się, ze niewłaściwie wypełnione dokumenty są przyczyną opóźnienia w dostawach towarów. Na szczęście istnieją już programy komputerowe, które pomagają we właściwym wprowadzeniu danych do dokumentu SAD. W ostateczności można się z tą sprawą zwrócić do agencji celnej, która również będzie w stanie pomóc.
Z punktu widzenia eksportera, najważniejsze są dla Ciebie pieczątki z urzędu celnego w kraju docelowym, ponieważ dopiero one udowadniają, że towar rzeczywiście opuścił Unię Europejską i istnieje podstawa do naliczenia za tą sprzedaż zerowej stawki VAT.
Inne ważne dokumenty eksportowe
Wysyłając swoje produkty do wielu krajów musisz być wyczulony na lokalne przepisy i obyczaje, które są co najmniej tak samo ważne. Bardzo często zgadza się, że wprawdzie przepisy nie wymagają jakiegoś dokumentu, ale kontrahenci bardzo chętnie by go widzieli. Tak bywa między innymi ze świadectwem pochodzenia towaru (Certificate of Origin). Nie jest ono wymagane we wszystkich krajach, ale często zdarza się, że kupujący, a zwłaszcza pośrednik, może nam zasugerować, że byłoby ono mile widziane. W innym przypadku może się okazać, że wprawdzie prawo nie wymaga takiego dokumentu, ale załączając go, masz prawo do lepszego traktowania, np. innych taryf celnych. Warto jednak pamiętać, że że preferencje klientów będą dotyczyły deklaracji, z której wynika, że Twój towar został wytworzony na terenie UE, w przeciwnym przypadku działanie takich dokumentów może być niekiedy odwrotne, np. za towar z Azji możemy zapłacić dodatkowe cło, lub też kontrahent może odmówić jego przyjęcia, jeśli spodziewał się towaru europejskiego. Ważne jest jednak to, że możesz wystawić deklarację pochodzenia towaru z UE, nawet jeżeli część podzespołów pochodzi spoza jej terenu. Ważne jest żeby 50% wartości (a więc w tym również wartość robocizny) towaru stanowiło wkład wypracowany na terenie krajów członkowskich UE.
Specyficznym rodzajem dokumentu, który pojawia się w eksporcie jest Karnet ATA. To dokument, pozwalający Twojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze, gdy eksportujesz towary poza UE czasowo. W jakich przypadkach ma on zastosowanie? Na przykład w sytuacji kiedy Ty lub Twoi pracownicy jedziecie ze swoim towarem na targi lub chcecie zaprezentować je kontrahentom. W normalnej sytuacji musiałbyś przygotować dokumenty wywozowe i przywozowe. Karnet ATA to międzynarodowy dokument, tworzony na podstawie Konwencją o Tymczasowej Odprawie Celnej, zastępuje w takiej sytuacji dokument SAD i deklaracje celne.
Niestety karnet ATA nie działa we wszystkich krajach świata, a jedynie w tych, które podpisały Konwencję. Jeżeli Twoja firma zarejestrowana jest na terenie UE, nie obowiązuje Cię on w przypadku analogicznej wysyłki towaru wewnątrz unii. Pozostają więc takie kraje, jak: Algieria, Andora, Australia, Luksemburg, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Chile, Chiny, Czarnogóra, Gibraltar, Hongkong, Indie, Iran, Islandia, Izrael, Japonia, Kanada, Republika Korei, Liban, Macedonia, Makau, Malezja, Maroko, Mauritius, Meksyk, Mołdawia, Mongolia, Norwegia, Nowa Zelandia, Pakistan, RPA, Rosja, Senegal, Singapur, Sri Lanka, Szwajcaria, Tajlandia, Tunezja, Turcja, Ukraina, USA, Wybrzeże Kości Słoniowej i Zjednoczone Emiraty Arabskie.
Jak widzisz dokumentów tych jest całkiem sporo i nie są to jeszcze, rzecz jasna, wszystkie, z którymi możesz się spotkać, próbując sprzedawać swoje towary poza granicami kraju. Zapewne już teraz rozumiesz, dlaczego w poprzednich lekcjach dość często pojawiały się sugestie związane z zatrudnieniem pracowników do obsługi zamówień zagranicznych. Jako że wiele dokumentów jest wystawianych osobno dla każdej partii wysyłanego towaru, możesz sobie wyobrazić ile pracy czekałoby Cię, gdybyś miał to robić samodzielnie.
BIBLIOGRAFIA:
- Błachut J., Dokument jako przedmiot ochrony prawnokarnej, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2011.
- Gierszewska G., Barnik P., Faktura VAT w pytaniach i odpowiedziach, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2014.
- Mielczarczyk Z., Ekonomika handlu Ćwiczenia. Część 2, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa 2009.