Założenie filii własnej firmy w innym państwie, to już dość zaawansowana operacja, ale nie znaczy to, że nie warto brać jej pod uwagę podczas planowania biznesu, opartego na sprzedaży towarów zagranicznym odbiorcom. Ta lekcja dotyczyć będzie przede wszystkim takich zagadnień, jak:
- powody, dla których warto zakładać filię,
- inwestycje, z jakimi musisz się liczyć,
- różnice pomiędzy filia na obszarze Unii Europejskiej i poza nią.
Po co zakładać filię?
Zakładanie zagranicznej filii (w nomenklaturze prawnej używa się czasem określenia „druga siedziba”) ma sens w dwóch podstawowych przypadkach. Możesz się na nie zdecydować w celu zdobycia miejscowego rynku, albo jeżeli chcesz przenieść tam swoją produkcję. Ta druga ewentualność również wydaje się ciekawa, ponieważ otwarcie produkcji w kraju gdzie będzie to tańsze niż w Polsce jest dość kuszące. Jednak w tym kursie zajmujemy się przede wszystkim sposobami na wejście na zagraniczne rynki z produktami, a nie z produkcją. Oczywiście można te rzeczy połączyć, wówczas rzeczywiście Twoja firma będzie produkowała i sprzedawała rzeczy na lokalnym rynku, co jest ewidentnie formą wejścia z towarem na rynek zagraniczny. Ale póki co skupmy się na działaniu filii, która ma za zadanie przede wszystkim sprzedawać Twój towar.
Oczywiście można znaleźć zapewne jeszcze inne powody, dla których warto zastanowić się nad założeniem filii w obcym kraju. Ostatnio coraz częściej słyszymy o rajach podatkowych, w których rejestruje się działalność, podczas gdy firma działa w rzeczywistości w Polsce, jednak nie mamy w tej sytuacji do czynienia z filią, a po prostu z wyprowadzeniem podatków do kraju, w którym obciążenia są mniejsze. Tego typu kombinacje nie będą nas jednak, póki co, interesować.
Oddział czy przedstawicielstwo
Istnieją dwa rodzaje filii. Jedna z nich to oddział, druga przedstawicielstwo.
Założenie oddziału firmy wiąże się z pewnymi obostrzeniami. Ważne jest to, że oddział firmy, który zarejestrujesz może wykonywać tylko taką działalność, jaką masz zarejestrowana w Polsce. Zazwyczaj będzie się również od Ciebie wymagało, żeby filia miała taką samą nazwę jak Twoja firma, ewentualnie np. z dodatkiem nazwy kraju, w którym ją zakładasz, oraz tłumaczeniem rodzaju działalności, jeżeli takowy widnieje w nazwie. Na terenie jednego kraju może działać nawet kilka oddziałów jednej z firm.
Przedstawicielstwo ma nieco większe możliwości, ponieważ nie jest ograniczone polem działania w kraju macierzystym. Bardzo często takie filie zajmują się jedynie reklamą firmy lub w najlepszym wypadku pośrednictwem w handlu. Wciąż jednak jest to Twoja własność, której strategią marketingową zarządzasz według własnej woli. Ważne jest to, że na terenie danego kraju może istnieć tylko jedno oficjalne przedstawicielstwo Twojej firmy. W praktyce bardzo mocno ogranicza Ci to możliwości dalszej ekspansji, ponieważ jesteś ograniczony do tego konkretnego miejsca.
Podstawowe inwestycje
Oprócz samej rejestracji filii, bez której nie może ona działać legalnie, trzeba jeszcze zadbać o pracowników i o siedzibę. Nowy rynek, to także reklama produktu, który rzadko kiedy sam jest w stanie dotrzeć do świadomości klienta.
Problem z pracownikami w zagranicznej filii może być dość duży, ponieważ wysłanie pracowników, którzy byliby przeszkoleni w centrali firmy w Polsce i obyci z procedurami, to ogromny koszt. Faktem jednak jest, że pod względem efektywności na pewno lepsi będą miejscowi pracownicy, tyle że oni nie mają aż tak dobrego rozeznania w sposobie działania Twojej firmy.
Nie ma jednak sytuacji bez wyjścia. Wystarczy, że zapewnisz dobrze opracowane materiały szkoleniowe, z których pracownicy firmy dowiedzą się jak powinni reklamować i sprzedawać Twój towar, a miejscowi na pewno sobie poradzą. Potrzebne będą wprawdzie regularne kontrole, ale w tym celu wystarczy raz na jakiś czas – zależnie od potrzeb – wysyłać pracowników, którzy kontrolowaliby dokumentację i w miarę możliwości sprawdzali czy zgadza się ona ze stanem faktycznym.
Sama siedziba nie musi być specjalnie okazała, ale musi istnieć jakiś adres korespondencyjny, a najlepiej również miejsce, do którego mogliby przyjechać klienci. Wygląda to o wiele poważniej, niż pojedynczy człowiek z laptopem.
Filia w państwach UE
Tak jak europejscy przedsiębiorcy, którzy przyjeżdżają do nas z zagranicy mają prawo zakładać tu firmy lub filie firm, tak i my możemy swobodnie korzystać z takiej możliwości w krajach UE. Oczywiście filię można założyć tylko wówczas, gdy w kraju, w którym jest się zameldowanym, ma się status przedsiębiorcy. W praktyce oznacza to, że jeżeli chcesz zakładać filię zagranicą, musisz mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą w Polsce.
W naszym kraju obowiązują przepisy regulowane przez Ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095), które ustalają zasady, na jakich osoby zagraniczne, zameldowane w innych państwach UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, mogą rejestrować swoją działalność w Polsce. Inne kraje, które przystąpiły do tych organizacji, muszą posiadać swoje odpowiedniki, z których będzie wynikało w jaki sposób możne być rejestrowana taka działalność. Będzie to zazwyczaj oznaczało, że trzeba poznać nieco lokalne przepisy, ponieważ będziesz tam rejestrował działalność tak, jak robią to miejscowi.
Filia poza UE
Konkurencyjność i warunki handlowe w krajach leżących poza UE mogą spowodować, że zdecydujesz się jednak wyjrzeć nieco dalej, niż tylko na rynek europejski. Jednak nawet wówczas możesz liczyć na coś w rodzaju specjalnego traktowania, ponieważ Ty i Twoja firma jesteście z UE, która ma podpisane stosowne umowy zarówno ze Światową Organizacją Handlu (WTO), jak i z innymi organizacjami zajmującymi się regulacją porozumień handlowych, zawieranych pomiędzy partnerami z rożnych krajów. Wprawdzie takie porozumienia nie uchronią cię przez ryzykiem w 100%, ale są w stanie ograniczyć zagrożenie wynikające z ewentualnych nieporozumień, jakie mogą się pojawić chociażby na tle kulturowym.
Zakładając filię w kraju poza UE musisz pamiętać, że w takiej sytuacji zaczynają Cię obowiązywać zupełnie inne przepisy celne. Dotyczy to sytuacji, w której towar wytworzony w Polsce będzie sprzedawany przez Twoją filię za granicą. Odprawa celna i wszelkie inne formalności, łącznie z zapieczętowaniem towarów przez pracowników Urzędu Celnego, mogą się odbywać wcześniej, wówczas jednak zabezpieczone towary muszą pozostać nienaruszone, łącznie z plombami założonymi przez celników. Mimo szczegółowej odprawy w kraju nadania towaru, może on być ponownie rozpieczętowany przez Urząd Celny kraju, do którego towar będzie wysłany. Przed podjęciem decyzji o założeniu filii w danym kraju, warto wiedzieć dokładnie jak wyglądają procedury celne w krajach, z którymi zamierzasz współpracować. Niektóre towary obłożone są specjalnymi obostrzeniami, dlatego może to być jeden z najważniejszych elementów, mających wpływ na Twoją decyzję.
Ostrożność przede wszystkim
Specjaliści uważają, że filia zagraniczna to bardzo ryzykowna forma zdobywania zagranicznego rynku. Rzeczywiście, trzeba wszak liczyć się z kosztami, które przez jakiś czas mogą się nie zwracać. Z drugiej jednak strony ma się wówczas kontrolę nad cała inwestycją i nie trzeba dzielić się zyskiem z pośrednikami. Jest to kolosalna różnica, jeżeli porównamy ten rodzaj działalności z eksportem pośrednim lub sprzedażą za pomocą przedstawiciela handlowego.
Ostrożność powinna wiązać się z kontrolą. Jednak wszystko ma swoje granice, oprócz kontroli ważne jest wszak zaufanie. Bez niego filia nie będzie mogła pracować efektywnie.
Niezależność filii
Filia powinna się cieszyć sporą niezależnością. Oznacza to, że wiele decyzji powinno być przez ta placówkę podejmowanych indywidualnie, ponieważ to jej pracownicy mają na miejscu najlepszą ocenę sytuacji i mogą szybko podejmować decyzje. Takie założenie wymaga również od Ciebie ogromnego zaufania do ludzi, którzy będą tam dla pracować dla Twojej firmy.
W zależności od rodzaju biznesu, który prowadzisz, filia zagraniczna może być jedynie przedłużeniem działu sprzedaży, ale może również przejąć na siebie część innych obowiązków, łącznie z produkcją, jeżeli jest to bardziej opłacalne, niż przesyłanie towarów. Oczywiście cała strategi marketingowa filii musi być bezwzględnie podporządkowana firmie-matce.
Wady i zalety posiadania zagranicznej filii
Podstawową zaletą założenia przez Ciebie filii zagranicznej, byłoby oczywiście kontrolowanie jej działań i uwzględnianie jej w strategii rozwoju całej firmy. Jeżeli dodatkowo opłacałoby się przenieść część produkcji (np. ze względu na tańszą siłę roboczą), to zyskiem mogłoby być również ominięcie barier celnych.
Za słabe strony takiego rozwiązania trzeba uznać przede wszystkim konieczność dość sporej inwestycji w założenie filii. Na dodatek w niektórych krajach, które nie mają stabilnej sytuacji społeczno-politycznej, zakładanie filii może być niebezpieczne. Nawet tam, gdzie wszystko wygląda dobrze, możesz się spodziewać wrogiego podejścia ze strony konkurencji.
Zazwyczaj na zakładanie filii za granicą mogą sobie pozwolić jedynie duże firmy, które dysponują odpowiednim kapitałem. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw może być to wydatek bardzo trudny do udźwignięcia. Jeśli jednak myślisz poważnie o wejściu na obce rynki, jest to inwestycja, którą warto brać pod uwagę.
Bibliografia:
- Miłek M., Wilk-Jakubowski G., Brzoza R. (red.), Wschód i Zachód w wymiarze globalnym, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Ekonomii, Turystyki i Nauk Społecznych, Kielce 2012.
- Rozkwitalska M., Bariery w zarządzaniu międzykulturowym. Perspektywa filii zagranicznych korporacji transnarodowych, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2010.
- Smaga M., Włudyka T., Instytucje gospodarki rynkowej, Wydawnictwo Wolters Kluwer, Warszawa 2012.
- Stabryła A., Małkus T. (red.), Strategie rozwoju organizacji, Wydawnictwo Mfiles.pl, Kraków 2012.